大家都很忙的,请学会帮对方节省时间

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楼主 2021-04-05 06:01:40
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有句老话是这么讲的:“与人方便,自己方便”。但可能很少有人深究过这句话的背后,可以有的许多具体做法。


据我自己近些年的思考与实践,感到在生活中最有用的一个“互相方便”的办法,就是帮对方节省时间。


这句话看起来很简单是吧?里面的技术细节可多啦,而且真心有用,不仅帮对方节省时间,更能赢得对方的欣赏与好感。同时,你还能顺便给自己节省时间。


这种一举三得的事,究竟是怎么做到的呢?


“耽误你一分钟” 真的只是一分钟吗?


在等地铁的几分钟时间里,我懒得匆匆看几眼手机,更乐意默默在心里计算:等在哪个车厢门口,会让我在下车换乘时正好面对电梯,由此在换乘的人群里,获得微小的“优势”。这种计算让我乐此不疲,既锻炼了脑子,也节省了时间,算是生活中自己给自己找的小小乐趣。


我会因为偷得这一丁点儿时间而暗暗开心,可是很多时候,我却也因为懒得用心,成为别人时间的“小偷”。“不好意思,耽误你一分钟……”这句话听起来蛮有礼貌,“要求”也不高,一两分钟而已嘛。可是常说这句话的我们,是否从未意识到,事情本身真的不是“耽误你一分钟”这么简单?


我有个表哥在天府软件园上班,做手机游戏。他曾经跟我聊起过自己一个同事所说的话,给他留下深刻印象。比如一起做方案的时候,我表哥常常会问他:“这个功能我们先实现简单的,然后后面再优化,你觉得怎么样?这样如果总精力成本是2,我们可以先付出1,然后剩下的1有空再做嘛。”


这位同事回答说,那你可要考虑到,过阵子捡起来再接着做,我重新回到那个工作状态,也是需要时间的。


之前我还看到过一个帖子,也提到一个“两分钟原则”,就是说如果在两分钟里能处理完的事情,就不要放到以后。因为你下次从别的事情上“切换”回来,起码要花五分钟。


能一次把话说完,就不要等别人再问


再给你讲个我曾经的顶头上司的故事。这位名叫Amber的金领美女,供职于某跨国公司的营销部门。我在她手下干过差不多一年时间,收获颇多。在这家公司工作期间,最令我受益的就是营销部门的“easy next step(轻松的下一步)”法则,在各种行业各个部门都超级实用。


说回Amber,她是从公司上下到客户都喜爱的人物,性格活泼、做事专业,让人简直没有不喜欢她的理由。


有一次我留意到,她给客户催下单的邮件都与别人不同。作为一个新人,我能做到最贴心的程度就是把产品表格整理好发过去,礼貌提醒客户该下单了。


Amber则会根据过往记录,估算出某件商品似乎已经断货,在表格里标红;一般人只会发商品名称和条码,而她会指导我查出商品在客户内部系统的对应6位数编号,放在第一列,这样客户只需要在系统输入对应编号就可以下单。


当我准备将表格发出的时候,Amber还会让我再截屏一份放到邮件正文,这样客户打开邮件就可以看到内容,看到标红断货的商品有哪些可以更快处理。


客户简直只需要在心里默默点赞然后点几下鼠标,需要做的工作就搞定了。这种做法自然而然会得到对方的感激和尊重,偶尔遇到难搞的情况,客户也不会介意,沟通起来顺畅愉快。


Amber如今已是公司董事。这应该是我亲眼看到过的投资时间最值的案例了。


用心对待你身边每个与你合作的人


离开Amber手下,从上海回到成都后,我也渐渐养成了“给别人省时间”的习惯。在快餐店排队等着点餐时,我会尽快想好自己要点的餐和饮料,排到我的一刻马上开口。


出差或旅游去赶飞机,走到安检口,我一定预先把证件机票都拿在手里,如果是护照,就打开到有签证的那页,让繁忙的工作人员不必接过去再翻翻翻。


包括坐出租车的时候,如果我的目的地在街对面,并且有人行横道和天桥,我都会让师傅靠边停,下车然后自己过街。


商报大周末约我写稿的编辑,也很会为我节省时间。我平时也帮其他报刊写过稿,甚至去采访。比较多的情况,是约稿编辑提出要求,大致给我讲一下,就报上字数和截稿时间。

但是包括大周末编辑在内的少数几位,她们会给我发来详细的提纲,如第一部分写什么,比例如何;第二部分写什么,是否重点着墨;第三部分写什么,最好如何写……一目了然,清清楚楚。


对于我不太熟悉的题材,编辑还会搜很多资料提供给我,甚至有一次还发来一篇之前见过报的“范文”,让我参考她们想要的文笔、风格。


这样写出来的稿子,几乎没有被打回来大改的,基本都能一次过关。作者写起来轻松愉快,编辑虽然前期费了一点事,但能收到满意的稿子,其实节省了沟通成本,更大大降低了返工的可能性。


还有这些贴心的做法让你“发光”


1. 电话打不通时,挂了电话给对方发条短信,概述一下你找他的缘由。这样对方就能第一时间明白是什么事情,避免了对方稍后回电话时万一你又不方便接听,搞得彼此都着急的情况。

2. 避免在qq等即时通讯工具上发“在么”和“?”这样的东西。有事直接说事。

3. 重要的邮件发出之后,给对方发个短信,表示邮件已发;同样,重要的邮件收到后也应发个短信,表示邮件已收到。

4. 接到已存储的号码的来电,如果是不常联系的人,第一句应该说”xx您好“,表明自己记得对方的身份等,避免对方又来一遍自我介绍。

5. 不迟到。预计不得已要迟到的时候,尽早告诉对方,告知大概晚多久。

6. 电话接通后,先说要拜托的事情,再说理由。比如,“你手机里有某某的电话号码吗?我有事要和他联系,但是手机上没找到他的号,拜托一下,谢谢。”

7. 如果要向谁咨询一个事,先想想自己能不能查到,是不是必须问对方才能搞清楚。确定要问之后,想想要问哪些问题,一二三列出来。如果不是书面而是口头询问,先告知对方大概要问几件事情,具体问的时候,问题要清晰明了。

8.在较窄的通道行走时,永远不要与你同行的人并排走,身后可能会有着急赶路却被你们挡住无法“超车”的人。

9. 微信语音,在传递讯息时,能不用就不用。对方可以几秒钟看完你需要在语音里说一分钟的事。


本文为完整版,删减版刊登于《意林》2016年第五期。

【文/天竺葵,转载自意林公众号】


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